الأرشيف والمكتبة الوطنية يقدم لطلبة بكالوريوس الأرشفة تطبيقاً عملياً في نظام إدارة الوثائق والسجلات

استقبل الأرشيف والمكتبة الوطنية بمقره طلبة السنة الثانية في برنامج بكالوريوس إدارة الوثائق وعلوم الأرشيف بجامعة السوربون أبوظبي- في زيارة علمية تخصصية، حيث اطلعوا فيها على نظام إدارة الوثائق والسجلات الإلكتروني الحديث الذي يوفر أفضل الخدمات في إطار استراتيجيته في مجال إدارة الوثائق والسجلات الجارية والوسيطة، من خلال خطة التصنيف الوظائفي وخطة حفظ الملفات، بناء على الإجراءات المعتمدة والمتبعة على ضوء مواد القانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008 بشان الأرشيف والمكتبة الوطنية وتعديلاته واللائحة التنفيذية.

بدأت الزيارة بترحيب سعادة عبد الله ماجد آل علي مدير عام الأرشيف والمكتبة الوطنية بالطلبة، وحثّهم على التميز بتخصصهم في إدارة الوثائق وعلوم الأرشيف؛ مؤكداً أن العمل في مجال حفظ السجلات والوثائق وفهرستها وتصنيفها، وتوثيقها وأرشفتها بأساليب علمية واجب وطني؛ فهي تمثل ماضي الوطن وذاكرته، ومن لا يستفيد من تجارب الماضي وعبره لا يستطيع أن يعيش الحاضر ويستشرف المستقبل، وهذا ما أراده المؤسس والباني الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان -طيب الله ثراه- حين قال: “من لا يعرف ماضيه لا يستطيع أن يعيش حاضره ومستقبله” فالأمة التي لا تعرف ماضيها فتهمل توثيقه لن تتمكّن من قيادة حاضرها ولا صياغة مستقبلها، وأنتم شباب الوطن الذين نعتمد عليكم بمواصلة الرسالة في أداء هذا الواجب الوطني.

وتأتي هذه الزيارة في إطار التعاون الوثيق بين الأرشيف والمكتبة الوطنية وجامعة السوربون – أبوظبي، وذلك لتعزيز المعارف التطبيقية للطلبة في مجال إدارة الوثائق، وتعدّ هذه المعارف استكمالاً لما يتلقاه الطلبة على مقاعد الدراسة في الجامعة، فضلاً عن تقريب المسافات بينهم وبين ميدان العمل الأرشيفي.

بدأت المحاضرة التي قدمها السيد رشيد حمداش من قسم أرشف المركز في الأرشيف والمكتبة الوطنية- بتعريف ” نظام إدارة الوثائق والسجلات” وما يقدمه هذا النظام من إدارة متكاملة للوثائق الجارية والوسيطة، وكذلك إدارة المصير النهائي بالحفظ الدائم للمواد الأرشيفية التاريخية أو الإتلاف القانوني بعد موافقة اللجنة المختصة.

وأوضحت المحاضرة أهمية هذا النظام في ضبط سرية الوثائق والسجلات الجارية والوسيطة، وإجراءات تداول الملفات، وتقليص الإجراءات الورقية، وتنظيم إجراءات التصنيف، والإتلاف القانوني للوثائق الجارية والوسيطة، وتحسين إجراءات تبادل الوثائق بين الإدارات، والسرعة في الوصول إلى الوثائق وسهولة استرجاعها، وإدارة البيانات بكفاءة، وتوفير شروط حفظها على المدى الطويل، واستخدام التكنولوجيا الحديثة في إنشاء الوثائق الإدارية والفنية.

وركز المحاضر في إمكانية دعم هذا النظام للذكاء الاصطناعي بطريقة تدريجية، وكيفية ربطه بالأنظمة الداخلية، والوظائف التي يؤديها من خلال حفظ ومعالجة وتصنيف واسترجاع المعلومات بما ينسجم مع أهداف الأرشيف والمكتبة الوطنية بتطبيق أفضل المعايير في حفظ الأرشيف والسجلات الحكومية وفقاً لمواد القانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008 بشأن الأرشيف والمكتبة الوطنية وتعديلاته واللائحة التنفيذية.

الجدير بالذكر أن هذه الزيارة العلمية جاءت بتنسيق وإشراف قسم الأرشفة الإلكترونية بإدارة الأرشيفات في الأرشيف والمكتبة الوطنية، وأن برنامج بكالوريوس إدارة الوثائق وعلوم الأرشيف الذي تم إطلاقه بالتعاون بين الأرشيف والمكتبة الوطنية وجامعة السوربون – أبوظبي، قد خرّجَ الدفعة الأولى في هذا التخصص ما يؤكد نجاحه ودوره الكبير في رفد أرشيفات الدولة بالكوادر الوطنية المتخصصة.