وجود الاجتماعات في أي مؤسسة يساعد على تبادل الخبرات بين العاملين، ومن خلال هذه الاجتماعات يتم تقديم أحدث وأوضح المعلومات من المسؤولين بصورة خاصة للعاملين عموما، وتعطي الاجتماعات الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات وبالتالي الحماس لتنفيذها وتحمل المسؤلية في ذلك.
بالاجتماعات تكرس روح الفريق في العمل الذي لا غنى عنه في الأعمال الكبرى، لكن في بعض الأوقات قد تفشل هذه الاجتماعات، لذلك يمكن أن تكون الاجتماعات نقمة تكلف مؤسستك الكثير من الأموال، أو تكون نعمة وأداة لتحقيق النجاح، وتعرض لكم منصة “كلمتنا” سبب فشل الاجتماعات؟ وما هي أسباب نجاحها؟
لماذا تفشل الاجتماعات؟
معظم الاجتماعات تنتهي بالفشل، فبالرغم من حرص المديرين والتنفيذيين على نجاح الاجتماعات، فإن الفشل دائما ما يكون له نصيب كبير في معظم هذه الاجتماعات، ومن أسبابه ما يلي:
1. الإعداد غير الجيد:
عندما لا تعد للاجتماعات بشكل جيد في الغالب يفشل اجتماعك، ويقول كل مشترك ما يخطر على باله من الآراء دون سابق تفكير، مما يؤدي إلى منازعات بين أفراد الاجتماع، يضيع معها الوقت ويستنفذ الجهد ويفقد الاجتماع هدفه ومراده ويصل الأمر إلى فض الاجتماع دون الوصول لما هو مطلوب.
2. فقدان الهدف والغاية:
إذا كان الاجتماع بلا هدف واضح ومحدد مسبقا، يصبح الاجتماع أمرا روتينيا غير محبب للمجتمعين، كما أن كل مشارك يميل إلى الفردية وحب الظهور، مما يدفعه إلى الاعتداء برأيه دون قبول آراء الآخرين وانتقاداتهم.
3. طول فترة الاجتماع:
قد يكون الوقت الكبير في الاجتماع سببا في فشله، قد يكون ذلك بسبب زيادة عدد الحاضرين عن الحد المناسب، أو قد يكون بسبب عدم وضوح الهدف، أو الإعداد غير السليم للاجتماعات، ومن ثم يتطرق الحاضرون إلى أمور غير هامة، تأخذ من الوقت والجهد الكثير، خاصة إن طلب مدير الاجتماع آراء جميع الحاضرين في مسألة ما، بالتأكيد الجهد الكبير الذي بذلوه من بداية الاجتماع يؤثر على رآيهم.
4. ضعف وغياب المتابعة:
قد يكون الهدف من الاجتماع واضحا وجدول الأعمال معدا بشكل جيد، وعدد الحضور مناسب، ويخرج الاجتماع بجملة من التوصيات والقرارات الفعالة، لكن ليس هناك آلية لمتابعتها، فبدون المتابعة لن تعد هذه القرارات هامة وتلك التوصيات تكون حبرا على ورق ولا يكن لها أهمية.
5. سوء التبليغ للمشاركين بجدول الاجتماع:
قد يفشل الاجتماع بسبب التبليغ غير الصحيح سواء من حيث المكان الذي ينعقد فيه الاجتماع أو زمانه وتحديد هدفه قبل البدء.
6. الانشغال أثناء الاجتماع:
قد ينشغل فريق العمل بغير جدول الأعمال كالهاتف مثلا والإكثار من الخروج والدخول أثناء الاجتماع.
7. الخلافات والنزاعات الشخصية:
تؤدي الخلافات بين أفراد الفريق أثناء الاجتماع إلى فشله وعدم تحقيق هدفه المراد، والخروج من الاجتماع بخسائر قد تكون مادية أو معنوية.
اقرأ أيضًا: لرواد الأعمال .. تعرف على سلبيات العمل الفردي في الشركات الناشئة
عوامل نجاح الاجتماعات:
1. الاستعداد الجيد للاجتماع.
2. توزيع الأعمال مقدما وتوزيع المهام على أفراد الفريق.
3. تحديد وقت الاجتماع والمكان بطريقة صحيحة.
4. خلق بيئة أمنة بين أفراد الاجتماع.
5. وضع خطة للعمل، ووضع قوانين وسياسات محددة للاجتماع.
6. دعوة الأشخاص الرئيسية فقط، حتى لا يكون هناك زيادة في عدد الحاضرين يؤدي إلى الفشل في النهاية.
7. عدم الخروج عن جدول الأعمال.
نصائح للمشاركين في الاجتماعات الرسمية:
1. الالتزام بالحضور في الوقت والمكان المحدد وعدم التأخير عن الميعاد المحدد.
2. الحضور للاجتماع بنشاط وحيوية، وألا تكون مرهقا.
3. السلام على الجميع عند الحضور وتحيتهم أثناء دخول الاجتماع.
4. التعريف بالحضور إذا لم يكن هناك سابق معرفة وتحديد مهمة كل فرد في الاجتماع.
5. لا تستخدم الهاتف كثيرا أثناء الاجتماع إلا للضرورة القصوى.
6. لا تخرج كثيرا من الاجتماع.
7. التركيز في الحديث أثناء الاجتماع والاستماع الحيد لما يُقال من المتحدث.
اقرأ أيضًا: لرواد الأعمال.. كيفية تنظيم الوقت أثناء الأزمات لخسائر أقل
