نظم الأرشيف والمكتبة الوطنية دورة تدريبية تخصصية افتراضية بعنوان: “تنظيم الوثائق الإلكترونية في الجهات الحكومية وإدارتها”، استهدف فيها موظفي المجلس الوطني الاتحادي، وقد استعرض فيها الأساليب الصحيحة للجرد الإلكتروني في إطار إدارة الوثائق الإلكترونية.
عرفت الدورة -التي حاضر فيها خبير الأرشفة الإلكترونية حاتم يونس- جرد الوثائق بأنه عملية حصر الوثائق وتحديد مواقع حفظها، وإعداد قوائم معتمدة بها، ثم عرّفت الفرق بين الوثيقة والملف؛ فبينت أن الملف هو مجموعة الوثائق التي تتعلق بموضوع واحد، واستعرضت بناء خطة التصنيف وخطة حفظ الملفات، وإعداد قوائم معتمدة بها، وذلك على ضوء مواد القانون رقم 7 لعام 2008 الخاص بالأرشيف والمكتبة الوطنية ولائحته التنفيذية.
وتطرقت الدورة التدريبية إلى أساليب جرد الوثائق الإلكترونية بحصرها، وحصر الملفات التي تحتويها داخل الوحدات التنظيمية بالجهة الحكومية، وإعداد قوائم بها، وذلك وفقاً للنموذج المعدّ لهذا الغرض.
وسلطت الدورة الضوء على الهدف من جرد الوثائق الإلكترونية، وأهمية ذلك في مراحل الأرشيف التاريخي والوسيط والجاري، وعلى نظام إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية والمطبق عليها خطة التصنيف وخطة حفظ الملفات، وجرد الملفات الإلكترونية، وتطرّقت لخطة حفظ الوثائق المشتركة في الجهات الحكومية الاتحادية، واختتمت الدورة التدريبية بالأسئلة والاستفسارات التي طرحها المشاركون في إطار موضوعاتها.
هذا وقد أيّد المحاضر التفاصيل التي قدمها في مجال تنظيم الوثائق الإلكترونية وجردها بالمخططات والرسوم التوضيحية وبأساليب التطبيق العملي في الجرد، وبالأمثلة التوضيحية الواقعية.
