التفويض وسيلة مهمة للنجاح، توفر عليك الوقت والجهد وخاصة يعطيك راحة البال، قرار التفويض ينتج عادة عن وجود الكثير من الأعمال والمهام والتي تفوق استطاعة الشخص، ولكن لا يمكننا تفويض اي عمل لمجرد أن وقتنا لا يتسع له، لذلك توضح لكم منصة “كلمتنا” أساسيات التفويض في ريادة الأعمال وأوقاته المناسبة ونوع الأعمال التي يمكن تفويضها.
متى تلجأ إلى التفويض؟
من الطبيعي أنه لا يمكن لشخص واحد القيام بكل شئ، لذلك يقوم الشخص الأعلى في السلطة بتفويض الأقل منه ببعض المهام التي في قدرته فعلها، حتى يتم تنظيم العمل بشكل مناسب ومنتظم، وتحقيق أفضل ناتج، الإدارة بالتفويض تنطوي على الكثير من المميزات، ومن أبرزها أنها تساعد الموظفين وتدربهم على كيفية صنع واتخاذ القرار، وتمنحهم نوعا من الحرية يمكنهم تطبيق آرائهم في حدود السلطة المسموح بها لهم.
لذلك يقوم المدير بمنح بعض أفراد فريقه بالتفويض في الكثير من الأعمال، ويعطيه الصلاحية في اتخاذ القرارات المناسبة أثناء العمل وأن يدير العمل بدلا منه في أوقات غيابه، إذا كان هدفك الحصول على أفضل ناتج وليس مجرد إزاحة الأعباء من عليك، من الواجب أن تمنح للشخص المفوض القدر الكافي من السلطة التي تمكنه من تلبية رغباتك، وتحقيق نتائج ترضيه وتصب في صالح المؤسسة، يجب أن تكون للمفوضين السلطة الكافية لاتخاذ ما يرونه مناسبًا، وفقا للأحداث والظروف التي تمر بها الشركة، فهم من يتعاملون مع الأفراد الأخرى وبالتالي هم الأدرى بالأصلح للشركة من أولئك الذين يفكرون وينظرون بطرق أخرى تضر الشركة.
أساسيات التفويض:
عندما تمنح أحد موظفيك سلطة اتخاذ قرار من القرارات أو التفويض له بصفة عامة، حدد له ما تتوقعه من عملية التفويض، وأبلغه بما تريد الوصول إليه من نتائج، فهذه الطريقة تسهل عليه إنجاز المهام المطلوبة منه وفقا للسلطة الممنوحة له، وكذلك هو يتيح لك من الناحية الأخرى القدرة على محاسبة المقصرين في العمل وأداء مهامهم الوظيفية، ومكافأة الذين اجتهدوا وبذلوا قصارى جهدهم في الشركة وحققوا أفضل النتائج، وكانوا عند حسن ظنك كمدير لشركة.
“كن بالجوار دائما”.. إن الإدارة بالتفويض لا تعني أن المدير يمنح سلطته لشخص ما ثم يختفي من الساحة، ولا يعاود الظهور مرة أخرى إلا عند انتهاء المهمة، ولكن التفويض يعني أن يكون المدير داعما ومساندا للشخص المفوض وأن يقدم له العون والمتطلبات اللازمة للوصول لأفضل نتائج متوقعة، وأن يقف بجواره دائما ولا يتركه، فإذا احتاج الشخص المفوض للمدير يجده دائما بجواره.
أنواع التفويض في ريادة الأعمال:
اقرأ أيضًا: كيف تصبح قائدا فعالا؟.. إليك 8 نصائح
هناك أنواع كثيرة من الإدارة بالتفويض وتختلف عن بعضها البعض ومنها ما يلي:
1. التفويض العام أو الخاص:
عندما تُمنح السلطة لأداء وظائف إدارية عامة مثل “التنظيم والتخطيط” أو التوجيه وما شبه ذلك، فيقوم المديرين بتوزيع المهام على الأفراد المناسبين بالتفويض لهم في بعض المهام المطلوبة وينتظرون منهم الناتج المثالي منهم، وحينها يتكلف كل فرد داخل المؤسسة بتفويض مهام محددة، بداية من رئيس الشركة وحتى أقل عامل داخل المؤسسة.
2. التفويض الرسمي وغير الرسمي:
التفويض الرسمي للسلطة يعني جزء من الهيكل التنظيمي، عندما يتم تعين مهمة لشخص معين، يتم منحه السلطة المطلوبة وهذا التفويض يكون بشكل رسمي من رئيس الشركة وبصفة رسمية، وهو جزء من الأداء الطبيعي للمنظمة، فيتم منح كل شخص السلطة وفقا لواجباته، وهناك نوع آخر من التفويض غير الرسمي والذي يحدث وفقا للظروف الواقعة داخل المنظمة، قد يقوم شخص ما بمهمة معينة لشخص آخر ليس لأنه تم تكليفه بها ولكن من الضروري القيام بعمله العادي.
3. التفويض الجانبي:
عندما يتم تفويض شخص ما بسلطة لإنجاز مهمة ما، قد يحتاج إلى مساعدة عدد من الأشخاص، وقد يستغرق الأمر وقتا طويلا للحصول على المساعدة رسميا من هؤلاء الأشخاص، يجوز له الاتصال بالأشخاص بشكل غير مباشر للحصول على مساعدتهم لتولي العمل عن طريق قطع وقت قصير من التفويض الرسمي، فعندما يتم تفويض السلطة بشكل غير رسمي لشخص آخر يسمى ذلك النوع من التفويض بـ”التفويض الجانبي”.
نصائح من أجل التفويض الفعال:
1. منح الثقة للموظفين:
من أجل أن يثق المدير في موظفيه عليه أن يتقبل أن التعلم من الأخطاء هي أحد أهم المهارات التي يجب تعزيزها عند الموظف، فالموظف الذي يُمنح الفرصة أكثر من مرة ليختبر قدراته مع ثقته، يتم توجيهه ومساعدته من قِبل مديره حين يحتاج الدعم والمساندة، وتجده متطورا ومستمرا في أدائه.
عند حدوث الأخطاء يجب على المدير تقديم الدعم والتوجيه للموظف، بدلا من التخلي عن التفويض وإعطاء المهام لشخص آخر، ويجب أن يدرك المدير أن الثقة متبادلة بينه وبين موظفيه، فالكثير من الموظفين يراودهم الشك حول قدرة المدير على إتمام جميع الأعمال على أكمل وجه وبذلك فإن الحل أمام المدير يكمن في تقديم المساعدة والتفويض معا من أجل بناء الثقة للموظفين.
2. اختيار الشخص المناسب:
على المدير أن يدرك قدرات موظفيه جيدا وأن يفوض لهم الأعمال وفقا لها، فيقوم بتوزيع المهام بناءا على معرفته بقدرات موظفيه، وبذلك يقوم بتفويض المهمة للشخص المناسب ذو الكفاءة المناسبة، فقد يقع بعض المديرين في الخطأ في كثير من الأحيان حين يفوضون المهام للشخص الخطأ، ثم يشتكون من نقص ثقتهم بقدرة فريقهم على تنفيذ الأعمال بكفاءة عالية.
3. متابعة تطور الأداء:
يعتبر نظام المتابعة من الأمور المهمة في عملية التفويض، فيجب وجود نظام للمتابعة ومعايير لتقييم أداء الموظف مقابل الأداء الأمثل للمهمة، ويجب على المدير التمييز بين المتابعة والتقييد للموظف، فالغرض من نظام المتابعة، هو النظر على أداء الموظف ليتم تقديم المساعدة إليه وقت حاجته إليها، ولكن إذا شعر الموظف بأنه مقيد فهذا يعني وجود خلل في نظام المتابعة، الذي ينعكس على حماس الموظف وقدرته على إتمام الأعمال بكفاءة.
4. خلق جو مريح مع الموظفين:
من المهم أن يمنح المدير موظفيه مساحة كافية للتعبير عن رأيه ومناقشة أفكاره وآراؤه بحرية، وهنا تأتي أهمية التواصل الجيد بين المدير وفريقه، لذلك يتم خلق جو مريح من التواصل بين فريق العمل الواحد، ويبدأ الموظف أن يزيد من مستوى الثقة بينه وبين مديره ويعزز فكرة أن نجاح المهمة مسؤلية الطرفين وليس طرف واحد، ويجب على المدير أن يعزز شعور الموظف بأهمية وجوده في الشركة وأنه من عوامل نجاحها.
