ما نسمع أن الأشخاص الأكثر إبداعًا وإنتاجًا هم غير المنظمين، وبالرغم من ذلك لا نعرف صحة ذلك الكلام، ولكن بالتأكيد إذا كنت تمتلك شركة ناشئة أو مشروعًا إبداعيًا في مجال ريادة الأعمال فإنك تحتاج إلى إدارة عملك بشكل أكثر تنظيمًا، حتى تحافظ على سير عملك بطريقة جيدة.
لذلك في السطور التالية تقدم لك منصة “كلمتنا” بعض الخطوات التي ستساعدك على تنظيم عملك وإدارتك لتصبح أكثر إبداعًا، ويصبح عملك أكثر تنظيمًا وإنتاجًا.
خطوات تجعل إدارتك أكثر تنظيمًا:
1. راقب وقتك ولا تهدره
يجب عليك كقائد فريق العمل أن تراقب وقتك وجدولك الزمني لتستطيع إدارة مشروعك بنظام، كما يجب عليك أن تتأكد من أن موظفيك لا يهدرون الوقت ويستغلونه استغلالًا جيدًا من أجل الإبداع.
لذلك يجب عليك أن تضع مخططًا زمنيًا يساعد على إدارة مشروعك، وتوزيع المهام والمسئوليات ثم تحديد المواعيد النهائية لتنفيذها وإنهائها، بالإضافة إلى حث الموظفين على فعل ذلك أيضًا لعدم إهدار الوقت بشكل أو بآخر.
2. نظم مكتبك لعمل أفضل
يجب عليك أن تنظم مكتبك باستمرار فالنظافة والترتيب يجعلانك مقبلًا على العمل وتجعله أكثر تنظيمًا، لذلك يمكنك تنظيم مكتبك وتخصيص مكان معين لكل شيء عليه، ويمكنك الاحتفاظ بالعناصر الأساسية فقط التي تستخدمها يوميًا.
كما يجب عليك تجنب الاحتفاظ بالأشياء غير المهمة بل احتفظ بأقل عدد من الأشياء، وذلك حتى لا تشعر بالفوضى وتجد مساحة على مكتبك مخصصة لعملك ومهامك اليومية، كما أنك بهذا الشكل تحافظ على الأوراق والمستندات المهمة وعدم ضياعها.
3. استخدم برنامجًا لإدارة مشروعك
مع تطور التكنولوجيا وظهور الثورة الرقمية،أصبح يوجد العديد من البرامج والتطبيقات التي تساعد الجميع، ومن ضمنها يوجد عدة برامج وتطبيقات تم تصميمها خصيصًا لإدارة المشروعات، ذلك الأمر الذي قد يعود بالنفع على مشروعك.
فتلك البرامج والتطبيقات تساعدك على تخطيط أعمالك وإدارة المهام وتنفيذها في وقتها، بالإضافة إلى زيادة التعاون بينك وبين فريق عملك، وذلك بطريقة سلسة وبسيطة تساعدك على زيادة الإنتاجية وإدارة مشروعك بتنظيم ودقة أكثر.
4. تجنب الورق واستخدم الملاحظات الرقمية
ينضم رواد الأعمال إلى العديد من الاجتماعات سواء كانت مع فريق العمل أو مع العملاء، وتضمن تلك الاجتماعات تبادل الأفكار والتطورات وتعيين المهام، وعندما تحتاج لتدوينها ستحتاح الكثير من الورق والصفحات، والتي من الممكن أن تفقدها.
لذلك يمكنك تفادي هذا الأمر من خلال تدوين الملاحظات من خلال الهاتف المحمول أو أي جهاز ذكي، كما عليك أن تعرف أن عدم استخدام الورق من أفضل الطرق الجيدة التي تجعل مكتبك أكثر تنظيمًا وترتيبًا، بدلًا من تكدس العديد من الأوراق والمستندات التي تجعل عملك غير منظم.
5. حافظ على بيانات عملائك على الإنترنت
تتعامل الشركات والمشروعات الناشئة مع العديد من العملاء في نفس الوقت، لذلك من المهم الحفاظ على بياناتهم بشكل آمن ومنفصل عن البيانات الأخرى، ويمكنك فعل ذلك من خلال برامج إدارة علاقات العملاء، والتي تستطيع من خلالها إدارة معلومات التواصل بالعملاء على الإنترنت، بالإضافة إلى تسهيل عملية الاتصال والتواصل معهم عن طريق البريد الإلكتروني، فضلًا عن سرعة الترويج للخدمات والمنتجات الجديدة التي تقدمعها.
6. نظم حسابك على مواقع التواصل الاجتماعي
يجب عليك أن تعلم أنه بالرغم من أن عملائك لا يستطيعون رؤية مكتب عملك وتنظيمه، إلا أنهم يستطيعون الوصول إلى حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي، وإذا وجدوا فوضى كبيرة فيها أو عدم تنظيم ووجود محتوى غير لائق وليس جيدًا، فمن الممكن أن يتركون مشروعك وينتقلون إلى مشروع آخر.
لذلك من المهم أن تنظم حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي، وإذا كنت لا تمتلك وقتًا كافيًا يمكنك تخصيص موظف تتمثل مهمته في متابعة حساباتك ومراجعتها من أجل الحفاظ على المنشورات التي يتم نشرها وتنظيم الحسابات وتخطيطها بشكل جيد ومنظم.
7. استخدم برنامجًا لإدارة الشئون المالية الخاصة بمشروعك
في الكثير من الأحيان لا يتهم رواد الأعمال اهتمامًا كاملًا بالأرقام المالية، فهم يتركون هذه المهمة للإدارة المالية الخاصة بالشركة أو المشروع، ولكن يجب عليك أيضًا الاهتمام بذلك الأمر ويمكنك فعل ذلك من خلال البرامج التي تساعد على إدارة الشئون المالية من خلال تسجيل وتنظيم ميزانياتك ونفقاتك.
ولا يجب عليك القلق فهي تكون سهلة التعلم والاستخدام، كما أنه يمكنك من خلالها تتبع البائعين والعملاء وجميع احتياجاتك التي تتعلق بالشئون المالية، إلى جانب أن تلك البرامج توفر لك المال، وذلك لأنه يسهل على مندوب الضرائب الحصول على المعلومات التي يحتاجها ببساطة.
