تنظم جميع الشركات الناشئة اجتماعات بشكل دوري، لمناقشة كل ما يتعلق بالشركة وتبادل وجهات النظر والاستفادة من خبرات الآخرين، ومن خلال اجتماعات العمل يستطيع رواد الأعمال وأصحاب الشركات الناشئة الوصول إلى قرارات جماعية مهمة وصحيحة لتحسين العمل بشكل كبير عكس القرارات الفردية، لذلك يسعون دائمًا إلى اجتماع عمل ناجح وفعال.
وفي السطور التالية تقدم لك منصة «كلمتنا» أهم الاستراتيجيات التي يجب اتباعها لعقد اجتماع عمل ناجح وفعال.
1. تحديد هدف الاجتماع بشكل واضح
من المهم لعقد اجتماع ناجح وفعال أن تحدد أهدافًا واضحة للاجتماع، وتحديد الهدف الرئيسي له، ذلك الأمر الذي يساعد على الوصول إلى نتائج جيدة ونجاح الاجتماع، فكلما تم اختيار هدف واضح كلما كان النقاش منصبًا على التحديات والمشاكل الحقيقية، وبالتالي الوصول إلى تحقيق أهداف الاجتماع.
2. الالتزام والحضور في الوقت المحدد
من أهم الأشياء التي يجب عليك كرائد أعمال اتباعها عند عقد الاجتماعات، الحضور في الوقت المحدد، فأنت المسؤول والاجتماع تحت إشرافك وتأخرك عن الموعد سينعكس سلبًا على سير الاجتماع، كما سيؤثر على انضباط الحاضرين، لذلك احرص أن تلتزم بالحضور قبل الجميع، لتكون لديك السيطرة على الاجتماع.
3. الاستعداد جيدًا للاجتماع
الاستعداد جيدًا يعني اجتماعًا ناجحًا وفعالًا، فالتحضير للاجتماع من أهم العوامل التي تساهم في نجاحه، لذلك احرص على التحضير الجيد قبل عقد الاجتماع من خلال وضع جدول يتضمن كل ما يجب مناقشته، واختيار الوقت المناسب للجميع، وتوفير الأغراض اللازمة لعقد الاجتماع، كل ذلك يخلق جوًا مناسبًا للمناقشة وبالتالي الخروج باجتماع عمل ناجح وفعال.
4. إدارة الوقت بدقة وجعل الاجتماعات قصيرة
بعد مرور بعض الوقت من بداية الاجتماع سيبدأ تركيز وانتباه الحاضرين في التشتت، لذلك احرص على إدارة الوقت وجعل الاجتماعات قصيرة وألا تتجاوز مدتها ساعة بحد أقصى، فمدة الاجتماع أمر مهم وتساعد على التركيز ونجاح الاجتماع.
5. متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع
بعد انتهاء الاجتماع، يجب عليك متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع والبدأ في تطبيقها، فلا يعد الاجتماع ناجحًا إلا بعد تطبيق القرارات على أرض الواقع، لذلك احرص على كتابة محضر الاجتماع وتوزيعه على الحاضرين ليكون لديهم العلم بكل شيء، ذلك الأمر الذي يضمن نجاح الاجتماع وفعاليته.
